ASIMOV ROBOTICS 株式会社

ヤマヒロ株式会社 様

ヤマヒロ株式会社様『事業の急成長に本社機能を増員せずに対応!10年来の課題も解決し、他部門からも多数のRPA化希望が!!』

【U R L】
https://yamahiro.info/
【業  種】

自動車関連サービス

【活用用途】

RPAによる業務の効率化

【写  真】

監査役 山口 典子 様(写真 中央 )
取締役 山中 洋一 様(写真 左 )
経理部 課長 乗附 忠雄 様(写真 右 )

導入前の状況

  • 事業が急拡大する中で、本社スペースの制約もあり、増員せずにシステムで業務を打ち取れないかを模索していた。
  • 少人数の経理課で15日までに決算を締めるために、月初に業務が集中していた。
  • 3年に一度、経理メンバーをローテーションさせるルールがある為、その都度引継に手間がかかっていた。

ASIMOV選定の要件や決め手

  • 会社特有の業務を実情に合わせて、ロボット開発を代行してくれるため。
  • 公認会計士によるコンサルティングを受けられるので、経理業務の効率化に関する相談がしやすかった。

導入による効果

  • 10年来の課題であった売掛金の消込の自動化が実現でき、助かっている。
  • 人手が足りず、これまで出来ていなかったチェック作業をロボットが実施してくれるようになった。
  • システムの作りで一度間違えると修正依頼し反映されるまで3日間作業が止まったが、ロボットの作業は正確なので、その心配から解放された。

ヤマヒロ株式会社様は、東京都を中心に自動車関連サービスを提供する地域密着型企業です。出光昭和シェルのトップディーラーとして、首都圏で30を超える店舗を運営し、「ガソリンスタンド」ではなく「サービスステーション」として、給油のみにとどまらない、車検・整備・保険・車両売買・鈑金・コーティング・レンタカー等、お客様のトータル・カーライフ・サポートのご提供を日々追求されています。

そして、創業から68年、お客様と誠実に向き合い、ヤマヒロファンを創造し続け、MaaSをはじめとした次世代モビリティシステムの構築が進められている現代においては、時代と共に革新を継続し、東京の次世代モビリティを担う存在になることを目指しています。

 

今回は、山口様、山中様、乗附様にお話を伺いました。

[ASIMOV ROBOTICS株式会社(以下)] 

RPAを導入した部門のお仕事について教えてください。

経理課では、サービスステーションからの売上の取りまとめ、金銭チェック、在庫のチェック、損益データ作成、仕入れ業者への支払い、入金の確認など経理・財務にかかわる業務全体を少人数で行っています。

 

     左から、山口様、山中様、乗附様

 

「事業拡大と共に業務量も激増し、回しきれずに困っていました」

 

RPAを導入した経緯・きっかけについてお聞かせください。

当社の経理部では、サービスステーション34店舗、年商220億円以上の売り上げに関わる経理・財務業務を正社員2名、パート1名という少人数でこなしています。

ガソリンは普通の物販と違い、市況で価格が変わるので、締めないと粗利が分かりません。早期決算は経営判断の為に非常に重要ですので、月初が非常にタイトなスケジュールになっていました。

また、当社は不正防止の為に3年に1度経理担当者を異動させるというルールがあります。新しく着任した担当者が経理に明るいわけではない事が多く、引き継ぎが大変で、その上、事業の拡大と多角化により、一人当たりの業務量が増加傾向になっていました。

RPAは何となく聞いたことはあるという程度で、大企業だけのものだと思っていたのですが、中小企業でも扱えるサービスがあるという事で話を聞いてみる気になりました。

経理課は月の前半と後半で業務量に落差が大きいですが、ピーク時に合わせて従業員を増やすわけにはいきませんから、ピーク時の臨時従業員として、RPAロボットを使えるのは便利だと思いました。また、RPA化により業務を見える化・自動化することで、引継ぎが楽になることも魅力的だと思いました。

 

     山口様

 

 

「ロボの開発から管理、保守メンテナンスまでオール・イン・ワンで任せられるサービスは、当社のニーズに合っていました!」

 

 数あるRPA導入業者の中で、当社ASIMOVを選んでいただいた理由を教えて頂けますか?

興味はあったものの、どこに相談すれば良いのか分からなかったのですが、ある日、顧問税理士から紹介されたのがきっかけでした。

前述したように、RPAは大企業だけのものであるイメージが強かったのですが、ASMOVは(ライセンスの販売のみではなく)中堅・中小企業がRPAを導入しやすいような、オール・イン・ワンのサービスを提供してもらえるというのが魅力的でした。

さらに、公認会計士ルーツのRPA導入会社という事で、経理業務の効率化に関する知見に明るく、相談しやすい事も決め手になったと思います。

費用対効果も優れていると考えましたので、お話を聞いてから導入を即決しました。

もともと、弊社はグループウェアや経費精算ソフト、年末調整ソフトなど、システムへの投資は前向きに取り組んできておりますので、RPAの導入に対しても抵抗はなく、社内合意もすぐにとる事ができました。

その後、他業者より他のRPAの提案も受けましたが、ロボ開発から管理、保守メンテナンスまでまるっと任せられるオール・イン・ワンのASIMOVのサービスの方が当社のニーズに合っていると考えました。

 

     山中様

 

「ロボットの導入によりミスもなくなり、他の作業に割ける時間が取れ、ストレスからも解放されました!」

 

今回RPA化の対象となった業務と導入効果を教えてください。

現在までに、5つのロボットの導入が終わり、既に合計で年間約600時間の工数削減が実現しています。

うち、3つをご紹介します。

 

【日次でのサービスステーション売上データの会計システムへの取り込み】

データセンター(昭和シェルの共通システム)からサービスステーション34店舗分の売上をダウンロードし、会計システムへ登録するまでの一連の業務をRPAで自動化しました。

毎日1時間の単純作業なのですが、手作業だとどうしてもミスが発生してしまいます。その場合、システムの仕組みで業者にお願いしてデータを取り直す必要があるのですが、入手できるのが2-3日後になってしまうため、かなりプレッシャーに感じていました。

ロボ化したことによりミスが無くなり、本当に気が楽になりました。

また、作業は、RPA専用パソコンで実施するので、ロボットが作業してくれている間も自身は他の仕事ができますので、生産性は劇的に向上しました。

ロボットへの指示は、自身のパソコンから遠隔で行えますので、わざわざRPA専用パソコンまで行って操作するといった手間もありません。

 

【月次での中古車売上データの会計システムへの取り込み】

中古車の販売管理システムから売上および仕入データをダウンロードし、会計システムへ登録するまでの一連の作業を自動化しました。

サービスステーションからの売り上げと異なり、自動車税関係など非常に複雑な仕訳を1件、1件手作業で入力しており、手間も時間もストレスもかかる作業です。

しかも、担当していたパートさんが、急遽退職されたため、非常に困っていました。

先に申し上げたように毎月15日までに取りまとめなければならないのですが、各店舗より合計80/月の売上があり、データの入力のタイミングが店舗によってバラつきがある為、ダウンロードすべきデータが毎月なかなか揃いません。

ようやくデータがそろった後も、作業に着手してから完成するまでに8時間かかっていました。他の決算作業も重なっていますので、かなりストレスフルな状況でした。

現在は、この作業はロボットが手早く処理してくれるようになり、退職することもありませんので、非常に安心です。

 

【売掛金と銀行入金データの消込仕訳登録】

売掛金と銀行の入金データの照合業務及び消し込みのための仕訳作成までをRPAで自動化しました。

この作業の効率化は10年来の課題で、銀行等からも様々な提案がありましたが、これまではしっくりくるものはありませんでした。

ロボットは単純な事しかできないと思っていましたが、照合だけでなく仕訳までやってくれるのを見たときは、驚きとともに感動を覚えました。

作業にも間違いが無く、大変信頼して任せています。

 

 

エラー対応や仕様変更にも素早く対応してもらえるので、安心してロボットと一緒に働けています!

 

ASIMOVのRPA導入はいかがでしたか?

新規ロボットの仕様を決定する際に2〜3回ミーティングをして、その後は全てお任せで開発から導入までしてもらえます。弊社側のRPA化のための負担がほぼありませんので、日常業務の支障となる事もなく、効率化が進められますので非常に助かっています。

また、導入後のエラー対応はもちろん、更に使い勝手を良くするための仕様変更なども、リモートで非常に素早く対応してもらえますので、安心してロボットと一緒に働くことができています。

 

     乗附様

 

 

「今後の事業拡大に、RPAはなくてはならないツールです!」

 

今後の取り組みについて教えてください。

先日、経理でのRPA導入の取組みを他部門に紹介したところ、非常に関心が高く、多数のRPA化希望業務が寄せられ、現在、集まっているだけでも、単純計算で720時間/年の対象作業があると考えています。

当社は急速に事業拡大を進めていますが、本社の管理部門はスペースも限られ、増員せずに業務をこなしていきたいと考えていました。
そのための打ち手としてのRPAは非常に有力なツールであると考えています。

また、単なる業務の自動化だけではなく、例えばこれまでできていないチェック業務などにも活用できることも見えてきました。
RPAが実際に現場で動き出しますと、様々なアイデアも浮かんでくるようになり、効率化に向けた好循環が生まれていると感じています。

 

「マンスリーコンサルティングで様々なRPA化以外の課題も解決!」

 

 最後に、ASIMOV のマンスリーコンサルティングの感想をお聞かせください。弊社は、毎月お会いするのをとても楽しみにしておりますが。

ASIMOVのマンスリーコンサルティングは、毎月のディスカッションにより、ロボ化すべき業務を相談しながら進められるので有用だと考えております。

また、ASIMOVは公認会計士ルーツのIT導入コンサルティング会社という事もあり、経理としては、RPAとは関係ない様々な課題の相談も気軽にできますので大変助かっています。

在庫管理の手法など、当コンサルティングでもらったアイデアで実践に移したものがいくつもあります。

当社は人と人とのつながりを大事にしておりますので、毎月顔を合わせる事で気心も知れており、楽しく時間を過ごさせていただいています。

今後も事業拡大のパートナーとして、お付き合いできればと考えております。

 

 

 お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました!