[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　

RPAを導入された管理部総務課のお仕事について教えて頂けますか？

管理部総務課では、職員の入退社手続き、社会保険の申請から給与計算といった労務周り全体を担当しています。

自社はグループ全体で3500名の従業員がおり、工場のパートを中心に、毎月100名前後の入退社があります。外国人も多く含まれている為、従業員データの登録やマスター整備には非常に手間がかかっていました。

 

お話を伺った神永様、山岸様、栗原様

 

「目の前に迫った年末調整のために、使い勝手の良いクラウド型システムを『RPA連携』させることで、コストを抑えたシステムの導入をスピーディに実現できました！」

 

RPA導入のきっかけを教えてください

これまで利用していた勤怠管理システムの保守が切れ、法改正への対応ができなくなっていたことから、目の前の年末調整にあたり、どうするか検討し始めた事がきっかけです。

同システムは、従業員数が500名に満たなかった時代に導入した仕様のため、現在の組織に必要な機能が足りなかったこと、また、多拠点の管理を東京本社に統合することを前提とするとクラウド型のシステムへ移行することが必要という課題がありました。

一方で、従業員150名ほどのグループ会社、エフエスロジスティクス株式会社で既にクラウド型パッケージシステムである勤怠管理はKING OF TIME（以下KOT）、給与計算はマネーフォワードクラウド給与（以下MFC給与）、労務管理はSmartHR（以下SHR）を導入していましたが、それぞれの使い勝手は非常に良いものの、API連携が完全ではなく（※１）、一部CSVファイルでの連携作業や大量の手作業が必要となっていました。そのため、頻繁な入退社があり、3500名規模となる全社での導入は現実的ではないと考えていました。

大規模な人事・給与の統合パッケージシステムも検討しましたが、価格が数倍以上だったことと、導入までに約1年かかるとのことで、そもそも、その年の年末調整に間に合わないことから困っていました。

 

そのような状態の中、先のエフエスロジスティックス株式会社へのクラウドアプリーションの導入支援をお願いした株式会社BN Smart Back Office（http://bn-smartbackoffice.com/）からグループ会社のASIMOVのご紹介を受けました。ASIMOVのRPAでAPI連携できない部分を『RPA連携』させてはどうかと。

 

そこで、詳細な話を伺ったところ、API連携ができない項目を『RPA連携』させることで、手作業が大幅に削減でき、あたかも一つのシステムのようにデータを移行することが可能になるということがわかりました。

例えば、SHRに登録した従業員情報のうち、MFC給与やKOTに必要な基本情報をRPAにより自動で取り込ませることで、シームレスにデータ連携が可能になるということです。

 

また、RPAロボットの開発はASIMOVが行ってくれるため、すぐに導入が可能とのことでした。

そこで、３つのクラウド型システムとRPAとをセットで導入することを決めました。

 

※１：これらのシステムはカスタマイズが可能なことから、完全なAPI連携が難しく、今回のSHRとMFC給与のデータ連携では172項目中API連携可能なものが22項目のみで、残り150項目はRPAによるデータ移行を行なっています。

 

「ビジネスナビゲーショングループなら、クラウド型システムの導入支援とRPAロボットの開発、導入をワンストップでお願いできました！」

 

数あるRPA導入業者の中で、当社ASIMOVを選んでいただいた理由を教えて頂けますか？

今回のクラウド型システムの導入にはRPAでのデータ連携が必要不可欠でしたので、RPAの運用も同時に開始する必要がありました。

実は、自社の他部門で既に他社製のRPAが導入されていました。しかし、彼らの部門内での開発・運用に手一杯で、我々管理部用にロボットを作ってもらうのは無理でした。

そこで、ASIMOVであれば、グループのクラウド型システムの導入支援を行うBN Smart Back Officeと連絡を取りながらワンストップで開発・導入を全て引き受けてくれるということからお願いする事にしました。

 

「毎月100人以上の入退社の処理を自動化、予定外の新型コロナ対応に伴う3500人分の給与処理も1人で乗り切る事ができました！」

 

 

今回RPA化の対象となった業務と導入効果を教えてください

前述したように、システム間における従業員の基礎情報の連携の為に導入しました。具体的には、SHRに社員自身が登録した情報を、MFC給与やKOTに連携するロボットです。

弊社では工場のパートの入退社が毎月100名前後います。また、子供の氏名や年齢、扶養の有無などの家族情報などはほとんどAPI連携ができないため、せっかくSHRで入力してもらっても、MFC給与にもう一度入力し直す必要がありますが、これをRPAロボットが代わりに自動連携してくれます。また、KOTへの従業員基本情報の入力も自動で連携してくれますので、職員の入退社の度に何度も同じ情報をあちこちに入力する必要がありません。一つ一つは小さくても全社員分やるとなるとかなりの負担になる業務が数多くありますが、RPA化する事で負担がなくなりました。

 

 新型コロナの影響で、雇用調整助成金などの予想外の処理が必要になったと伺いましたが？

はい、新型コロナの影響で事務部門は仕事量が減るどころか、飛躍的に増えています。例えば、雇用調整助成金です。

ちょうどGW頃に、新型コロナの影響による雇用調整助成金申請の為に社員の欠勤控除と休業手当の処理を1600名分入力しなければならないという事象が起こりました。初めての事だったので要領がつかめず、自分の引いたタイムラインではとても間に合わないという事が分かった時は、心底青ざめました。すぐにASIMOVに相談し、ロボットで夜間に対応してもらったのですが、一晩で処理が終わり、朝出勤した時に終わっているのを見た時には本当に感動しました。間に合ったどころか、1.5日も前倒しで終わったので、しっかりとチェックもできました。

RPAが無かったら今頃どうなっていたのかと思うと本当にゾッとします。

 

今回導入した３つのシステム(KOT、MFC給与、SHR)はそれぞれは非常に便利で優秀なのですが、連携という意味ではRPAが本当に必要で、無くてはならない存在です。

現在、3500人の会社で給与計算を私一人でこなせているのも、RPAのおかげです

 

 

 ASIMOVの導入はいかがでしたか？

リモートによる開発、導入を実施することで、迅速に対応してもらえました。また、私は本当にITが苦手で、当初はAPIとかRPAの言葉の意味も分かりませんでしたが、とても分かりやすく教えてもらえましたし、時折起きる様々な課題や疑問に対するサポートも完璧でした。本当に感謝しかありません。

 

「ASIMOVのマンスリーコンサルティングは業務効率化を段階的に進めるための相談窓口として活用しています！」

 

実際のRPAの使い勝手はいかがですか？

ロボット開発、導入して終わりではなく、少しずつ使い勝手を考えて改善してくれる点が良かったです。更新内容の確認ができるような帳票を出力してくれるなど、内部統制を考えた管理のしやすい方法を提案してもらい、非常に便利に使っています。

 

RPA導入後には月一回のコンサルティングミーティングが行われていますが、いかがですか？

常々、業務改善は必要な事であると考えているのですが、日々の忙しさに忙殺されてなかなか手を付けられないのが現状です。

月に1回、ASIMOVとのディスカッションの時間を持つことで、何を改善したらよいかを考える良いきっかけになっていますし、自分の考えた事をカウンセリングしてもらえるのは本当にありがたいと思っています。

ASIMOVは会計事務所がルーツですので、会計、税務に関連することもITも含めた相談ができるのもいいですね。これからの業務改善は、システムとの絡みを考えないと進められませんから。

先日は、ASIMOVとのミーティングでディスカッションしたアイデアを経営会議で提案したところ、社長の同意を取る事ができ、非常に評価していただけました。このミーティングがなければ無かった事なので、大変ありがたく思っています。

 

「業務効率化の流れを広げ、本当の意味の全社統合を進めたいです」

 

最後に今後の取り組みについて教えてください。

更なる社内の業務効率化を進めたいと思います。

現在は総務課の効率化に取り組んでいますが、次は経理課、さらにその次は

管理部門全体まで広げていきたいですね。

自社は合併を何度か繰り返して成長してきており、現在、グループ全体の統合を進めているところです。まずは、各拠点の管理業務の標準化を進め、管理部門を一つに統合したいと思っています。

RPA導入による業務効率化は間違いなくそのきっかけの一つになると思っています。

 

本日は取材へのご対応ありがとうございました。

 

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！