ASIMOV ROBOTICS 株式会社

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Information【RPA導入事例】税理士法人導入事例 『担当件数3倍、ストレスも軽減。リモートワークもスムーズに!』

2020年04月27日

「担当件数は3倍超で、職員のストレスも軽減。自宅から動かせるロボットのおかげでリモートワークもスムーズでした!」


 

【写  真】代表社員 津村 美昭 様

【業  種】税理士法人

【活用用途】税務業務の効率化

 

 

 

≪導入前の状況≫

①急激な顧客増加への対応に苦慮していた。

②求人倍率が上昇し新規採用が困難な中、人件費や採用コストも増加の一途を辿っていた。

 

 

≪ASIMOV選定の要件や決め手≫

事業の根幹に関わる開発のため、信頼できる会社に頼みたいと考えていた。

②ASIMOVは同業である税理士法人をルーツに持つ会社であり業務を知っているので相談がしやすく安心だった。

③最初からロボット開発を内製することは考えておらず、開発だけでなく保守まで任せられるため。

 

 

≪導入による効果≫

1,400時間/年、250万円/年の時間とコストの削減に成功し、本来、人がやるべき専門業務に専念できるようになった。

②職員の精神的ストレスからの解放や有給取得率の向上など職場環境の改善が達成できた。

③新型コロナの影響によるリモートワーク中でもロボットは自宅から動かせるので普段通りの業務を進める事ができている。

 

 

 

税理士法人F様は、特殊な団体の税務申告のパイオニア的存在です。700超の契約件数を持ち、相談件数に至っては3000件を超える業務を行っています。

今回は、新型コロナの影響でリモートワークを余儀なくされている状況の中、WEBミーティングにて代表社員の津村様にお話を伺いました。

 

[ASIMOV ROBOTICS株式会社(以下)] 

ご自身および法人の業務内容について教えて頂けますか?

当法人は、特殊な団体の税務申告のパイオニア的存在です。対象となる団体の税務申告は、細かい手続きが多く、定型的・機械的な作業の工数が一般の事業会社の申告業務と比較して多いのが特徴ではないかと思います。

 

 

「急激に増加する業務量に対応するため、業務効率化の一つの手段としてRPAを導入しました。」

 

何故RPAの導入を行う事になったのか、抱えていた課題と経緯を教えてください

2015年くらいから年間に100件のペースで顧客が増え、短期間で急激に業務量が増加し、事務所運営に苦慮していました。採用環境の悪化で新規採用も難しく、人件費や採用コストも増加の一途をたどっていました。

2019年の6月より、このような課題解決のため、まずは「業務の見える化」を目的に会計事務所向けグループウェアソフトを導入しました。

属人的・標準化されてない業務が多いことは感じていましたが、グループウェアを導入することで顧客データベースと進捗管理を組織的に実施可能な体制にしました。その効果として誰が何をやっているかの業務内容の見える化を達成し、業務標準化(マニュアル化)を進めることができました。

そんな中、2019年7月末に、ASIMOV社からRPAの紹介を受けました。RPAについては元々知っており、業務整理を進める一つの手段として、有効であると考えていましが、1千万以上の高価なツールであるというイメージでした。しかし、ASIMOV社からの小規模事業者向けのパッケージのご提案は現実的でしたので、ほぼ即決でした。

 

 

数あるRPA導入業者の中で、当社ASIMOVを選んでいただいた理由を教えて頂けますか?

税理士業界でもRPAは注目されており、DMやメールが様々な業者から数多く来ていました。しかし、税務申告業務は事業の根幹に関わるので信頼できる会社に頼みたいと考えていました。

ASIMOVは税理士法人をルーツに持つ会社ですので、会計・税務にも詳しく、相談しやすいですし、話が噛み合うと感じました。

また、最初からロボット開発を事務所内で行うことは全く考えていなかったので、開発からメンテナンスを全てお任せできると聞き、それなら導入が可能だと考えました。

 

 

大幅な生産性向上が実現したうえ、リモートワークでも大活躍してくれています。

 

今回RPA化の対象となった業務と得られた効果を教えてください

前述したように業務の見える化、標準化を行っていく中で、ASIMOVの担当者とディスカッションを行い、判断を伴わない、月1回以上のルーティン業務について、RPA化検討対象としてピックアップしました。

RPA化対象業務を3つのフエーズに分け、導入が比較的容易な業務(メール作成)からスタートし、徐々に難易度が高い(工程が長い=各種書類作成)業務をRPA化しました。

 

現在、以下の7プロセスをロボット化し運用中です。

 

①メール文案の作成(2プロセス)

これまでは文章を職員ごとにメールを個別に作成していましたが、定型化することでサービスを標準化するとともに、必要な情報を整理することでRPA化しました。

 

②各種書類作成(2プロセス)

税務申告に関連する各種書類の作成のうち、入力・転記作業などの機械的・定型的な業務をRPA化の対象としました。

ただ機械的・定型的と考えていた業務も、実は職員が細かい判断をしていたり、職員ごとに異なる方法をしていたりしていたので、RPA化の手順を作成するまでが大変でした。

 

③ソフトウェア間のデータ取込み(1プロセス)

顧客数が多いため、共有サーバーへのアクセスや専用ソフトウェアの作業に待ち時間が多かったため、RPA化でかなりのストレス軽減につながっています。

 

④各種書類印刷(1プロセス)

各種書類の印刷とデータ化する業務がありましたが、これらの業務は月末・月初に集中的に発生する機械的な業務であり、RPA化の効果が高い業務でした。

 

⑤税務署からのメッセージ確認・印刷(1プロセス)

税務署への届出状況を確認するメッセージを申告前にWEBで確認する業務がありますが、データと運用ルールの整備でRPA化することに成功しました。

 

 

《プロセスごとの定量的効果》

上表のように作業時間が大幅に削減され、一人当たりの担当件数も3倍超まで増加させることができました。

そもそも、会計事務所は繁忙期と閑散期の業務の偏りが大きいのですが、繁忙期の業務も例年よりもスムーズになり、有給取得率も上がりました。また、もともと、急激な業務量の増加に対応するための取り組みでしたが、結果としてコスト削減効果も予想以上に得られました。

定性的な効果として、顧客対応など本来の専門的な業務へのシフト、単調作業から解放やソフトウェアの読み込みなどのアイドルタイム削減、職員の労働環境改善等が実現しました。

 

導入したロボットをリモートワークでも活用していると伺いましたが?

現在は新型コロナの影響によりリモートワークを実施しています。ASIMOVのRPAはリモートで指示が出せる為、自宅からでも普段通り業務が進められます。

実は、こうなることを予想していたわけでは、もちろんありませんが、1月に実施した仕様変更により、リモートワークが可能なオペレーションになっていました。

RPAが無かったら今頃どうなっていたのかと思うとゾッとしますね。

 

 

「トラブル時の対応や仕様変更にもタイムリー且つ柔軟に対応してもらえました。」

 

今回のRPA導入に当たり、ASIMOVの役割やサポートについてどのように感じられましたか?

納品直後は想定外のエラーも多く発生しましたが(RPAとはそういうものだと後で知りました)、その都度、タイムリーかつ的確に修正やサポートに対応していただき、非常に心強いサポートでした。

私から多くの複雑な要望を出しましたが、想定どおりにプログラムに落とし込めない場合でも、上手く舵取りをして、どのようにすればいいのか、といった提案をしてくれ、大変助かりました。

 

最後に、今後の取り組みについて教えてください。

業務の見直しの中で抽出して残り数プロセスのRPA化を予定しています。

導入までのマンパワーも含めた、コストパフォーマンスも吟味しながら、また、なんでも最初が大事だと言いますが、導入を成功させるためには、RPA化の前の業務整理が重要ですので、丸投げせず、ASIMOVと、しっかりとコミュニケーションを取りながら進めていきたいと思います。

 

本日は取材の対応ありがとうございました。