ASIMOV ROBOTICS 株式会社

一誠商事株式会社 様

総務部

バックオフィスを効率化して、営業がお客様提案に専念できる環境を!

【U R L】
https://www.issei-syoji.co.jp/
【業  種】

不動産コンサルティングサービス

【活用用途】

総務・経理業務の効率化

【写  真】

取締役 総務部長  和賀 彰 様(写真 左)
総務部 総務課 主任  増田 一樹 様(写真右)

導入前の状況

  • 急拡大する会社に組織や仕組みが追いついていなかった。
  • 効率化する為には、仕事のやり方を変えなければならないが、具体的な方法が見つかっていなかった。

ASIMOV選定の要件や決め手

  • 顧問税理士からの紹介なので、安心してお願いできた。
  • 業務の洗い出しやロボット開発、管理運営まで全てを任せられるので、業務に支障をきたす事なく導入できた。

導入による効果

  • 導入範囲を徐々に増やしており、50時間/月以上かかっていた業務の90%以上を3つのロボットで 削減できる見込み。節約できた時間で、より付加価値の高い業務へシフトできつつある。
  • 大量の業務による疲れからくるヒューマンエラーを無くす事ができた。

一誠商事株式会社様は、茨城県つくば市に本社を構える総合不動産企業です。地域密着型の企業として、不動産の売買や仲介、賃貸管理などの一般的な不動産業務に加えて、リフォーム、リノベーションや空き地の利活用、アパート経営の提案などの企画・提案型の不動産コンサルティングのサービスを提供しています。

今回は、バックオフィスで同社を支える増田様にお話を伺いました。

[ASIMOV ROBOTICS株式会社(以下)] 

総務部 総務課の皆さまのお仕事について教えて頂けますか?

私の担当している経理業務に加えて、社内売上等数字の取りまとめと分析等の経営企画、また、採用や広報など、バックオフィス業務全般を担っています。

 

 

「急拡大する会社に合わせた業務の見直しが急務の中、顧問税理士からの提案でRPAを知りました」

 

RPA導入のきっかけを教えてください

弊社はこの数年で事業が急速に拡大して店舗も増加し、組織も変わっていきました。しかし、仕事が属人化しており業務分担も曖昧な部分があり、IT導入も遅れていました。その為、ジョブローテーションが難しく、急な退職や引継ぎへの対応も難しいという状況でした。

また、働き方改革が求められる中、社員をなるべく定時に帰さなければならない等、数多くの課題を抱えていました。

これらの課題解決の為には、仕事のやり方そのものを変えていかなければならないと考えてはいましたが、具体的なやり方は見つかっていませんでした。

 

その様な状況の中で、税務顧問である税理士法人ビジネスナビゲーション様(https://bn-tax.com)より、RPAの導入をきっかけとした業務効率化コンサルティングサービスを提供しているASIMOV ROBOTICS社を紹介して頂きました。

そこでRPAという手段を初めて知りました。

 

「全てお任せのASIMOVのサービスで、圧倒的な業務の効率化を実現」

 

数あるRPA導入業者の中で、当社ASIMOVを選んでいただいた理由を教えて頂けますか?

選定に当たっては、様々な業者やツールの比較検討を行いましたが、ASIMOVは、元々信頼関係のある顧問税理士からの紹介ということで、安心してお願いすることができました。

また、業務のヒアリングによりRPA化する作業を選定し、ロボットの開発、そして導入後の管理、メンテナンスまで全てやってもらえるということが選定の決め手になりました。他社でも開発だけを委託できるサービスはありましたが、メンテナンスから運用管理まで一貫して行なってくれる業者はありませんでした。

加えて、ASIMOVが採用しているRPAツール、Automation Anywhere(以下AA)もポイントが高かったです。弊社IT部門で他社RPAツールも検討しましたが、できる事や処理スピードでAAは圧倒的に勝っているとの評価でした。

 

 

今回RPA化の対象となった業務を教えてください。

【基幹業務システムから会計システムへのデータ取込業務】

これまでは、J-Rentという不動産管理システムから紙で出力された売上データを手打ちで会計システムへ入力していました。入力には、データを加工する必要があり、かなり手間のかかる作業でした。

毎日紙の束がデスクに積みあがっていくのが本当にプレッシャーでしたし、パートさんが入れ替わると、業務が渋滞してしまうという弊害もありました。

当作業には毎日最低1時間、多い日で4時間くらいかけていましたが、RPA化する事により、10数分で終わるようになりました。

イレギュラーケースは人の対応になりますので、人とロボットの協業という形になり、90%の工数は削減できました。結果的に疲れからくるヒューマンエラーを無くす事もできました。

 

【元帳出力業務】

経理締め後の元帳を部店ごとに出力し、各部店に配信する業務です。12部店あるので、とにかく量が多いのと、一回一回出力の設定をしなければならないので、手分けをして作業していましたが、メンバーに休まれたりすると業務が止まってしまう事もしばしばありました。

作業中に、他の仕事が入ったりすることも多く、作業が細切れになってしまうこともあり部店あたり20〜30分、合計で4〜6時間かかっていましたが、RPA化した今は一部店あたり5分で終わるようになりましたし、その5分間も見ていなくて良いので、圧倒的に負担が減りました。

 

【会議資料作成業務】

部店ごとから提出されるエクセルシートを一つのファイルにまとめる作業です。合計3シートにまとめるのですが、似たような作業を全部で35回繰り返す必要があり、全てを合わせると60分/月かかっていたものが、今はボタン一つ押すだけで5分で終わるようになりました。おかげで、チェックに時間を割けるようになり、仕事の精度が上がりました。

 

 

 

「“お客様も会社もハッピー”のWin-Winを目指したいです」

 

最後に、今後の取り組みについて教えて下さい。

まずはバックオフィスである自分たちの仕事の効率化を進めたいと思っています。既に、ロボットが動き始めて、総務部の他のメンバーも感覚が分かってきたようで、改善提案が出るようになるなど、意識の変化がはじまっています。

そして、余裕ができたら、現在フロントの職員が行なっている事務作業も、できるだけ私たちが引き取ることで、営業は営業に、物件管理部門はオーナーへの提案等、本来の業務により集中できるようにしていきたいと思っています。余裕が生まれる事で、お客様に対するより良いご提案ができるようになりますので、お客さんにとってもハッピーですよね。

 

業務の効率化が進んでいくことで、サービス品質が向上し、会社の業績向上に繋がると考えていますので、我々総務部が推進役となってスケール化を進めていきたいと思います。

 

本日は取材の対応ありがとうございました。

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました!