「所長からの直接の指示で、入社初日からRPAの調査を開始しました (笑)」

 

[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　 最初にRPAをご検討された際のきっかけを教えてください。

所長の廣岡はシステム投資にとても積極的で、RPAにも以前から興味を持っていたそうなんですよね。
私（中本様）は総務として入社したのですが、前職がSEだったためか、入社初日に初めて所長から受けた指示が、「RPAを導入したいので、調べるように」だったんです(笑)。

中本様

 

「ASIMOVのRPA All in Oneサービスは、ニーズにぴったりでした！」

 

元SEである中本さんとしては、ロボットの内製化を検討されなかったのですか？

もちろん、最初はロボットを内製する前提で調べていました。ただ、私はIT担当ではなく総務として入社しておりますし、開発を属人化させないためには、開発担当者は複数人必要だと考えていました。そのため、ツール選びの際には、ロボット作成が簡単であることを条件に探していました。もちろん、価格はできるだけ安いものをと考えていました。

ところが、価格が安いものは、比較的操作も簡単なのですが、RPA自身で演算ができない、画像認識しかできないなど機能がかなり制限されており、実用には耐えられない。一方で、それなりの機能のものを選ぼうとすると高額となってしまって、なかなか費用対効果が合うサービスが見つかりませんでした。
また、RPAはロボット導入後もメンテナンスが発生する事は想定され、RPAの開発担当者が会計業務をしながらこなせるのかという不安もありました。そもそも、開発担当者を育成しようとすると、そのための費用もバカにならないんですよね。

 

ASIMOVのRPAサービスを選んでいただいた決め手はなんだったのでしょうか？

ASIMOVを知ったのは、たまたま当法人の税理士がASIMOVの講演を聞いたのがきっかけでした。内製と外注を比較する中で、外注する場合の課題として、会計業務を知らない業者となると、精度に不安が残るといった点がありましたが、会計事務所ルーツのASIMOVであれば、その心配はありませんでした。

しかも、当法人が使っているミロクの会計税務ソフトに対応するパッケージロボットがあるということも大きかったです。既に他の事務所で活用されていて効果があるとわかっているものですから、安心できます。さらにロボット導入後のメンテナンスも丸投げできるという事で、まさにニーズにぴったりのサービスであると考えました。

奥長様

 

 

「RPA成功のカギは『推進体制の構築』と『運用ルールの徹底』にあり！」

 

推進チームのメンバーの役割を教えてください。
まず、RPA推進チームですが、これは本日集まった四人で編成しています。
メンバーは、RPAの特徴や限界を理解している人でかつ所内の運用ルールを理解している人ということで任命されました。
ちなみに、上吹越、中本はSE出身、奥長と立里PCスキルはかなり高いメンバーになりますが、RPA推進チームは、ロボットを構築するわけではないので、開発ができる必要はありません。どんな業務がRPAに向いているかやRPA化する為には業務をどのように標準化すれば良いかといった判断をする必要があり、むしろ所内の運用ルールをしっかりと理解していることが必要です。
この推進チームによって、所内から出てくるRPAに対する要望を取りまとめていますが、中にはRPAへの期待が大きすぎる人もいるので、できる事とできない事をしっかり説明すること重要だと思っています。

また、通常は私（中本様）がRPA実行をしていますが、私の不在時に、代わりにRPAを実行する担当者も任命していましてRPAの活用が止まらないように工夫しています。

普段RPAを実行する人は、なるべく少人数に絞った方が良く、当法人では2人です。

まさに、理想とする推進体制ですね。活用が進むのも頷けます。

上吹越様

 

運用についての工夫があれば教えてください。

「ASIMOV-One for ZEIMUなら全てお任せなので安心！本来の目的である、業務改善に注力できます！」

 

また、ロボを実行する前に、必ず進捗管理表を見て申告書のチェックが終わっているかを確認するようにしています。
こうする事で例えば二重申告や消費税が無いのに申告してしまう等のミスを未然に防ぐ事ができています。
人のミスなのに、RPAのせいにされたくないんです(笑)

管理の仕方は事務所それぞれかと思いますが、重要なのは、所内でRPAを活用する前提の運用ルールを決め（業務の標準化）、そのルールをしっかり守って職員に仕事をしてもらう事だと思っています。
RPA導入前のやり方というか、個人ルールを貫かれると、折角ロボットを導入してもその分だけ効果が薄くなってしまいますから。

それに、運用の標準化を進めた事で、職員が進捗管理表を正しく入力するようになったり、人による作業手順のバラツキが無くなるという副次効果もありましたね。

今回の大きな成果は、RPAロボの導入と、それと併せて運用を標準化した事の相乗効果だったのだと考えています。

 

実際に、他の職員の抵抗感はありましたか？

雰囲気づくりも大事かなと思います。
当法人ではRPAをはじめとしたITツールに対して前向きで、色々とセミナーなど聞いておくように指示される事が多く、また、得た情報をチャットで共有する仕組みもあります。
このような仕組みがあり、実際に様々なITツールをどんどん取り入れているので、職員全体がデジタル化や効率化に前向きな雰囲気ができていたのだと思います

 

「送信＆成果物PDF印刷の担当そのものが不要に！申告作業の負担を軽減！」

 

具体的にRPA化した業務とその効果について教えてください。

申告書を作るまでが人、後半戦はロボにお任せできるようになったといったイメージです。
具体的に申し上げますと、
①監査員が申告データ作成までを担当
②RPA担当者がデータ作成された申告書と進捗管理表(スプレットシート)のステータスを確認
③RPAロボットが申告データ送信
④RPAロボットが成果物のPDF印刷
といった形です。
これまでは人が行っていた電子送信やPDF保存といった業務をロボに任せられるようになった事で、申告書作成そのものに集中できるようになったほか、新規顧客の対応などに割ける時間が増えました。
近年、事務所全体で残業時間が増えておりましたが、繁忙期の残業時間の削減にも役立ち、ストレスの軽減、働きやすさ向上にもつながったと考えています。

RPAの活用は月次で実施する法人税申告から始めたのですが、特に、確定申告時期は劇的な効果が出ました。
これまでは、確定申告の電子申告作業は担当者2名で実施していました。が、件数が多すぎて・・・1日60件にのぼる成果物などの書類の打ち出し、顧問先ごとのファイルに格納するという神経衰弱のような作業をしていたため、担当者の疲労が蓄積され辛い状況が続いていました。
これが、RPA導入により、送信担当者というもの自体を無くすことができたのは劇的な成果です。

それに、これまで紙で出力していた成果物を各担当者が保存のために複合機でスキャンするための「複合機待ち」という無駄な時間があったのですが、これも無くなりましたね（笑）

 

費用対効果的なものはどうでしたか？
「導入範囲の作業工数×対象顧問先数×実行回数　×時間単価」で精査していますが、ロボットの導入費用も1－2年で回収できており、高いコストパフォーマンスが出ていると思います！

立里様

 

「All in Oneのサービスで満足度は◎！職員からも不満の声はありません！」

 

「ASIMOV-One for ZEIMU」のサービスはいかがですか？

これまで、職員から不満の声が出た事は無く、非常に満足度の高いサービスだと思います。

RPAロボットの開発・導入については、先ほどお話しした通りですが、ロボットが何かしらの理由でエラーを起こした場合も、チャットで連絡するとすぐにリモートで対応してもらえます。

他にも、マンスリーコンサルティングという定期的なミーティングを行ってもらえるので助かっています。
このミーティングでは、どのロボットがどれだけ動いたかなど、ロボットの稼働実績※を確認しながら、ロボットもしくは運用の問題点などがあれば改善提案をしていただくなど、更なる活用に役立っています。また、今後の導入スケジュールなども、ロボットの導入状況に合わせて他事務所の事例紹介も交えながら具体的な提案をしてもらえます。

※ASIMOV-One for ZEIMUでは、ロボットの稼働回数、エラー回数などを計測する管理が標準で含まれており、毎月「稼働レポート」としてご提出しています。マンスリーコンサルティングサービスでは、このレポートの確認と実績に基づく改善提案を話し合っていきます。

「RPAをはじめDXへの積極的な取り組みは、リクルートでも高評価！」

 

今後の展開について教えてください。

人の手の工数をもっと減らしていきたいですね。そして、生産性を上げることで、今の人数のままで案件を増やしていきたいです。

そのために、まだ残っている属人的な業務はなるべく標準化していく必要があります。標準化というと個別対応できていた部分を効率重視でやめてしまうというマイナスのイメージを持つ方もいらっしゃるかと思いますが、お客様のニーズに応えつつも「みそら式の標準化」によって、より良いご提案を推進していきたいと考えています。
今回、お客様にお渡しする成果物を標準化しましたが、クレームを受けたケースは一件もありませんでした。
むしろ省力化できるところは手をかけず、本当に必要なサービスに時間をかけることで、より満足度の高いサービスを提供するようにしたいです。

具体的には、申告データ作成（作成した申告書を電子申告できる形にデータ化する作業）や繁忙期の請求書発行の自動化を進めたいと思っています。（現在は既に導入済）。

また、実はロボットの内製化も検討しています。ASIMOVとの導入を体験することで私たちのRPAに対するリテラシーも随分と向上しましたので。
先ほどのようなボリュームが大きく、重要な業務のロボットは動作が不安定になると困るのでASIMOVに任せ、ちょっとした報告書作成等は、無料のRPAツールを使って自前で導入を進めていければいいなと考えています。忙しくてなかなか手が回らないのが現状ですが・・・

リクルートの際にも、RPAなどのDXをアピールされていると伺いましたが。

はい。RPAをはじめ新しい技術は積極的に取り入れていく当法人の風土は、リクルートの面談でも非常に好評です！
RPAの導入効果をどんどんアピールして、引き続き若くて優秀な人を増やしていきたいと思います。

 

是非、このインタビューもサイトに掲載しますので使ってください！

自然との調和を感じる、素敵なオフィスでした！

 

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！