[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　

RPAを導入した部門と、導入の経緯・きっかけについてお聞かせください。

会社として業務全体の見直しを進めていく中、RPAの存在がクローズアップされていました。当然システム部としてもこれを推進していく立場にありましたが、RPA導入には現場において業務フローを見直さなければならないという課題がありました。

そこで、システム部主導ではなく現場主導で導入するという方針で対象部署を探したところ、総務経理部がRPAに興味を持っているという事が分かりました。

 

経理部は、長い間積み上げられてきた細かい定型作業が多くあり、業務改善の必要性に関しては、部長もずっと問題意識がありました。また、RPAくらい活用できないと時代に乗り遅れるのではないかという危機感も持っていました。

 

経理部では、過去に２つの他社製品を試していましたが、いずれも本導入には至りませんでした。シェアが高く開発が簡単といわれている製品でもロボット開発が想像以上に難しく、また、中堅・中小企業向けとして有名なツールでは、背景の色が変わっただけでエラーを起こすなど機能的に要求していたレベルではなかったためです。

 

そこで、総務経理部に対し、システム部でRPAツールの選定および導入後のサポートをするという前提でRPAを導入する事としました。

 

直塚様、長島様

 

「高機能なAutomation Anywhere＋ASIMOVのコンサルティングが当社のニーズに最も合っていました！」

 

数あるRPA導入業者の中で、当社ASIMOVを選んでいただいた理由を教えて頂けますか？

RPAツールの選定は２度失敗している事もあり、非常に慎重に検討しました。

失敗した２つは、気軽に試せると思ってデスクトップ型にしたのですが、システム部による管理やサポートのしやすさを考えサーバー型としました。

また、生徒さんの個人情報を扱っていますので高いセキュリティ機能を有していること、そして何より、現場での開発が可能ということで、Automation Anywhereを選択しました。

導入支援会社は、業務整理や経理業務に関する知見に明るく、コンサルティングができる会社を希望したところ、Automation Anywhere 社（以下、AA社）より信頼できるパートナーとしてASIMOVを紹介され、お願いする事としました。

 

 

「経理部の現場主導でロボットを開発。同時に、業務フローの見直しと標準化を進める事もできました！」

 

今回RPA化の対象となった業務と導入効果を教えてください。

現在、経理部では、4つのロボットが動いています。

公共料金サイトやインターネットバンキング、小口管理システム等から、データのダウンロードおよびデータ変換をして、特定のフォルダに保存するといった作業です。いわゆる定型かつ非常に細かい作業で時間がかかっていましたが、長年当たり前のように手作業を繰り返していました。

ロボット開発については、トライアルで試した画像認証しかできないデスクトップ型RPAとは違い、AAは構造解析型の認識ができるため、弊社で導入している様々なシステムも良好に対応する事ができ、また、初心者でも扱いやすいレコーディング機能も充実しているので、非常に作りやすかったです。

正直、当初は懐疑的だった職員もいましたが、今では「ロボットがいないと困る！」と言っていますし、動いているロボットを見ることで、「これもロボット化して欲しい！」という要望が自主的に上がってくるようになりました。

 

また、ロボットを設計から構築していく中で良かったと思うのは、そもそもなぜこの作業をやっているのか、本当に必要なのか？等の議論も出てきた事です。

RPAがきっかけで、業務フローの見直しや標準化も少しずつ進める事ができています。

 

このように、システム部主導ではなく、経理部主導で積極的に効率化したい業務候補を洗い出し、リーダーが承認する事でロボット開発に着手する流れを作る事ができました。そして、システム部はCOEとしてそのサポートに当たるという役割分担となっています。

削減効果としては、まだ、70時間/月程度ですが、導入1年目の最大の目的は、RPA導入に当たって現場での開発、システム部のサポートそしてスケール化のノウハウを得る事でしたので、目的は十分に達成できていると考えています。

 

 

「新型コロナ対応による生徒8000人分のシステム登録をRPAを使って記録的な速度で達成！派遣社員30名の依頼が不要に！」

 

今回システム部主導でインパクトのあるRPA化が成功したとお聞きしました。

はい。これは社内に対して非常にインパクトを与える事ができたロボットでした。

コロナ禍により、生徒に対して通塾からオンラインへの切り替えを打診する必要があったのですが、切り替えの際はシステム登録が必要になります。

通常は各塾拠点でやってもらうのですが、作業量が多く現場が回らなくなるので、本部で一括して処理を引き受ける事にしました。

 

9日間という短期間で完了しなければならないという状況で、派遣30名を雇う方向で検討していましたが、システム部よりRPAで実施することを提案しました。

変更パターンは非常に多かったのですが、事前に業務整理を行う事で共通している作業を集約し、8000名分はRPAで対応できると判断しました。

テストランでは、エラーで止まった時にPCから音を出して知らせるというASIMOVからのアドバイスを取り入れて対応し、効率よくバグ出しができました。

その結果、本番では5台のPCでロボットをフル稼働で走らせましたがほとんど止まることがなく、ロボ開発から入力作業完了まで期限を1日残して処理する事に成功しました。

この出来事により、社内におけるRPAの認知度、評価、期待が一気に高まり、困ったことにRPAを使えばなんでもできるという空気が流れています（笑）。

 

 

「ASIMOVの伴走により、コロナ禍においても挫折する事なくRPAの活用を進める事ができました！」

 

ASIMOVの導入はいかがでしたか？

毎月行われる定期的なコンサルティング（マンスリーコンサルティング）により、ロボット化業務の洗い出し方や業務フローの見直しの仕方のアドバイスから実際のロボット開発のサポートをお願いしています。

今まで他の２つのツールで失敗続きだった経理部において、４つロボットを走らせる事ができたのは大きな成果であると思います。

どうしても日々の仕事に追われてRPA業務を後回しにしがちなのですが、ASIMOVが毎月来てペースメーカーになってくれたおかげで、ここまで進めてくる事ができたと思います。

特に、新型コロナの緊急事態宣言中は完全にRPA業務が止まりかけましたが、ASIMOVからWEB会議で定期的に急かされたおかげで止まる事なく走り続ける事ができました(笑)。

本当にいい意味でプレッシャーを与え続けてくれたと思っています。

また、最近はリモートワークが増えているため、開発が進んでいない旨をご相談したところ、リモートでのロボット開発や実行環境の構築についてのアドバイスをいただき、より便利になっています。

 

田中様、山本様

 

 

「1年目で得たノウハウを元に、横展開を進めてスケール化を成し遂げたいと思います！」

 

最後に、今後の取り組みについて教えてください。

今後は経理以外の他部署に展開したいと考えており、すでにいくつか目星はついています。

また、先日の8000人プロジェクトの類似作業が冬期講習においても発生するため、こちらでも活用したいと思っています。

更に、継続的に社内会議でロボット化候補の募集をかけて、認知をどんどん進めていく予定です。そして、部署を横断した業務や部署が異なっても類似の業務であれば定型化してロボット化することを目標にしています。

 

そのために、システム部としてはテクニカルなサポートに加え、業務整理のためのヒアリングをできるように仕組みを構築中です。ロボット数や業務数のKPIも作って、今度は定量的な成果も求めていこうと思います。

ユーザー部門では、自部門で積極的に展開できるように、今回経理部で得る事ができたノウハウを活用していきたいと思います。

 

 

 

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！