[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　

RPAを導入した部門のお仕事について教えてください。

レストランチェーンの本部機能として、経理・総務・人事などのバックオフィス全般を少人数で回しています。
アルバイトの方の採用は現場で行いますが、その事務処理や給料などのお金周りについては全て本部で行っています。

　　　　須田様

 

「従業員の退職をきっかけに『属人化している場合じゃない！』とDXを推進。紙文化解消のしわ寄せが本部に」

 

DXを積極的に進めていらっしゃると伺っていますが、どのような取り組みを行っていますか？

DXはできるだけ進めたいし、進めないと回らないと考えています。本部はできるだけ人数を絞っているため、誰かが休んだり、辞めたりしてしまった場合、他の従業員の負担が急激に増します。実際に、ある従業員が退職したことで、私自身にその業務が降り掛かってきたことをきっかけに、これは「属人化している場合じゃない！」と考えました。

特に、弊社の場合、店舗におけるアルバイトの管理業務を本部で実施していますが、これまで、年に１回発生する雇用契約書の更新や年末調整の資料などを全て紙ベースでファックスを使ってやり取りしており、大量の事務作業が、大きな負担になっていました。既に導入済だった勤怠管理のASPITに加え、労務管理ソフトのSmartHRを導入し電子化したのですが、今度は本部でのシステム登録という業務負担が発生してしまいました。
現場で行っていた紙業務が無くなったしわ寄せが、本部に来てしまった形です。

 

「RPAなら解決できると思いましたが、SaaSの初期設定を自社のみで行い、懲りていたのでロボット開発は無理と諦めていました」

 

 RPAについては、検討されましたか？

RPAについては、各社からメルマガなどが送られて知っていましたので、システムへの登録を自動化することができるのではないかと考えてはいました。でも、ネットなどで調べてみると、普通のRPAはロボットを自分で開発しなければならないと書いてあったので、自社で運用に乗せるのは、無理だと思い諦めていました。

 

先程のSaaSのシステムの導入は自分達で行ったのですが、それがすごく大変だったんです。「初期費用不要＝自分達でやらないといけない」ってことですよね。あんな大変な思いは二度としたくないと思ってたんです。

そんなときに、取引先の西武信用金庫さんからASIMOVの紹介を受けました。ASIMOVは、リソースの少ない中堅・中小企業への導入実績が豊富ということでしたので、とにかく話を聞いてみようということになりました。

 

「会社が必要としているロボを、プロがしっかり開発してくれるASIMOV-Oneならできる！と考えました」

数あるRPA導入業者の中で、当社ASIMOVを選んでいただいた理由を教えて頂けますか？

普通のRPAは自社で開発しなければならないので、絶対無理だと諦めていたわけですが、ASIMOVのRPAサービス「ASIMOV-One」であれば、専門の人にアドバイスを受けながら、会社が必要として望んでいる流れで、しっかりとしたロボットを開発してくれると聞き、それならやってみたいと考えました。

しかも、ロボット開発だけではなく、その後、ロボットが止まった時の対応※もきちんと代行してくれるということで、これなら、社内の負担無くRPAが活用できると考えました。

（※補足：RPAは、対応するソフトウェアのバージョンアップなどで止まってしまうことがあるため、開発後も度々メンテナンスにて対応する必要があります。）

 

 

「店舗と本部をまたぐ、アルバイト新規採用事務をプロセスまるごと自動化。業務が中断される非効率が解消！店舗の都合にあわせて土日の採用も可能に！」

 

今回RPA化の対象となった「新規採用者登録ロボ」について教えてください。

DXを進めようと労務管理をSmartHRで、勤怠管理をASPITで行うことで便利にはなりましたが、一方で新規のアルバイト採用者を2つのシステムへそれぞれ登録するという業務部での作業が増えてしまいました。

店舗での採用は日々行っていますので、毎月50～60件の登録依頼が毎日のようにバラバラと来ます。雇用契約をSmartHR上で行うことにしたため、システム登録を後回しにできませんので、連絡があった都度、できるだけ早くに対応する必要があります。登録作業そのものは一人あたり5分くらいなんですが、経理業務は、集中してまとめて処理したい時が結構あるじゃないですか。そういった時でも依頼が入れば業務が中断せざるを得ず、非効率はもちろんですが、心理的ストレスも大きかったです。急ぎの時は店舗から電話がかかってくることもありましたし。

また、店舗は土日・祝日も営業していますが、本社はそれに合わせて出勤するわけにはいかないため、土日・祝日での採用は事前に書類を提出するというルールを決めていました。でも、GWなど長期の休みのときは、それでは間に合わず、自宅で登録作業を行っていたこともありました。
RPAが導入されてからは、何人採用されようが、連休でもなんでもロボが自動で全部やってくれますから、本当に助かっています。
もう、RPAが無かった頃には戻れませんね(笑)

本部での登録作業だけでなく、各店舗とのやり取りも含めたプロセス全体を自動化しましたが、いかがでしたか？
もし、自社でロボを開発していたら、本部での登録作業のみの自動化で終わっていたかもしれません。今回、専門のコンサルタントにプロセス全体のヒアリングを行っていただき、アルバイト採用管理システムのEntry Pocket(エンポケ)からデータをダウンロードするところからプロセスまるごと自動化していただきました。

①ロボが、エンポケから採用済み一覽をダウンロード
②ロボがSmartHRとASPITに未登録な人を抽出し、店舗にメール
③店長が時給などを追記してドロップボックスへ
④ロボがデータの内容をチェックし、問題があれば、店長にメールで指し戻し。
⑤ロボがSmartHRとASPIT新規採用者情報を登録
⑥ロボが結果をメールで店舗と経理に通知

という、人でしかできない時給の決定なども含んだ一連の流れをロボと協力しながら進めていくことができるようになっています。これは、現場の従業員では設計できませんね。

店舗からの評判はどうですか？

店舗で本部に提出する採用者データの作成も省力化できましたし、何より、本部の営業日を気にせず、店舗の事情にあわせて採用活動が進められるので、非常に好評です。
RPAは本部業務の生産性向上というイメージが強かったのですが、現場作業の効率化にも非常に役立っています。

 

「毎朝、絶対に忘れてはいけない速払い業務から開放！土日対応も可能になったことで、コロナ禍で収入が落ち込んだアルバイトにも好評！」

アルバイト代金の速払い対応ロボについても教えていただけますか？

店舗でのアルバイト料を希望者には日払いで対応しており、これを速払いといいます。速払いには専門の代行サービスを利用していますが、勤怠管理システムのASPITにログインして、従業員情報と勤怠情報をダウンロードし、代行サービス業者が指定する専用サーバーにアップロードする作業が、毎日必要なります。

作業自体は、これも５分くらいで終わりますが、とにかく、毎日10時半までに必ずアップロードしなければならず、忘れるわけにはいきません。基本は業務部に担当をおいてやってもらっていたのですが、担当がお休みすると、私がやることになります。また、お互いにやったことがわかるように、スケジューラーを使って実施の有無を毎日確認するなど、本当にストレスの多い仕事でした。

そもそも、店舗は休日も営業していますが、本社は土日が休みですので、休日の速払いには対応できていないという問題もありました。
更に、全て対応していたらきりがないということもあり、出社したときしか対応しないというルールを決めざるを得なかったことで、リモートワークができないという問題点もありました。
この作業をロボット化することで、毎日気にしていなければならない作業から開放されてすっきりしました。それだけでなく、土日の速払い対応が可能となりました。

また、単純に人が行っていたデータのアップロード、サーバーへのアップロードを自動化するだけでなく、ダウンロードしたデータに不備が無いかのチェックとアップロードが正常に終わった際には、Chatwork※にロボから報告がくるような仕組みを作ってもらいました。これで、自宅からでもロボの作業状況が確認できるようになりました。

ロボくんが休み無く働いてくれますし、その作業報告も自動で送られてきますので、年末年始も安心して、任せておけました。本当にもう手放せません。

（※補足：ビジネスチャットの代表格。パソコンだけでなく、スマホからも確認ができる。

 

「ロボくんが止まったときは、チャット一本ですぐに対応してもらえるので、すごく簡単！Excelのアドバイスなども参考になります！」

 

ASIMOVのRPA活用支援サービスはいかがですか？

ロボットは汎用のソフトウェアではないですし、これまで手でやっていたことの自動化なので、ロボット化してみて、使ってみて、わかったことも多々ありました。ASIMOVは、使用開始後の微調整も、タイムリーに対応してくれるので助かります。
そういったやり取りは、チャット一本でお願いできるので、すごく簡単です。

昨日もASPITのIEからChrome対応への変更を、対応してもらったばかりですし、先程お話した、速払い対応ロボなどは、「週末に動かないと困るので！」とお願いしたところ、適時に対応していただき、助かっています。もし自社で対応していたとしたら、間に合わなかったと思います。

また、RPAによる自動化の話だけでなく、Excelで作成した管理表の使い勝手などをアドバイスいただいこともあり、ちょっとしたことを気軽にご相談できるのがいいですね。

「コロナ禍をきっかけに、出社しなくても良い仕組みを創りたい！と考えています！」

 

今後の取り組みについて教えてください。

コロナ禍は、いろいろなことを考えるきっかけとなりました。
忙しいからと人を採用すれば、コロナのリスクが高まります。それならロボくんに活躍してもらったほうがいい。
そして、とにかくペーパレスに取り組みたいです。人が出社しなくても良い体制を創りたい。
そのために、引き続きロボくんに頑張ってもらいたいと考えています。

 

お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！

「従業員の日々の仕事の質のみが競争に勝てる唯一の方法であると私は確信する。」
これは、レッドロブスター創始者　ウィリアム・ビル・ダーデンの言葉です。
今回の弊社のロボは、店長さんが、お客様サービスを最優先に考え、現場事情に合わせて曜日を気にせず採用活動が可能
になったこと、バックオフィスにおいても、従業員が人でしかできない業務に集中できるようになったことなど、
微力ではありますが、「仕事の質」に貢献できたのではないかと思っております。　～ASIMOV ROBOTICS～