「相互に教え合うことで、組織の成長と個人のスキルアップとが両立する仕組みを大切にしています」

 

[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　 本日は、弊社ASIMOV ROBOTICSが提供する業務ヒアリングサービス「ASIMOV-Insight」を実施いただいた背景や成果について、株式会社ユニバーサルコムピューターシステム（以下、UCS）様にお話を伺います。まずは、御社についてご紹介いただけますでしょうか。

当社はSES事業を軸に、東京・仙台・大阪の3拠点を展開しております。また、日本の企業様向けにパッケージソフトの販売も行うなど、幅広い業種に柔軟なソリューションを提供できる点が強みです。
今年は57期目を迎えますが、高品質なサービスを提供するために、創業以来、社員の帰属意識を高める活動にも力を入れてきました。期初には、ホテルに会場を取り、キックオフ会を開催たり、社内イベントなどを積極的に行うなど多様なコミュニティづくりを積極的に推進しています。

また、新卒も毎年30〜40名採用し、教育・育成に力を入れています。新人同士が教え合う仕組みを作り、月に一度はチームで集まってマネジメントや活動を行うなど、組織としての成長と個人のスキルアップを両立しています。

大岩様

 

「明確な課題意識が無く、何をどう検討すればいいのかわからないというモヤモヤを言語化することに成功！」

 

今回、ASIMOV-Insightを実施いただく前、どのような課題や背景があったのでしょうか？

正直に申し上げると、ASIMOV-Insightの実施前は「これが課題だ」という強い自覚はありませんでした。弊社のメイン業務となる購買業務は、特に大きな支障なく回っていたため、あえて改善の必要性を感じていなかったのです。また、業務を共通化できる部分や見直せる部分を深く考える機会は少なく、チーム内で認識を揃えることの必要性も検討できていませんでした。

そもそも、固定的なルーティン業務ばかりではないため、改善の切り口も掴みづらく、「何から着手すべきかをどう検討すればいいのか」というアプローチ自体が分からない状態でしたね。
今回のヒアリングは、そうした“モヤモヤ”を整理し、課題を言語化するきっかけになったと思います。

印象的だったのは、藤森さんがまるでAIそのもののように膨大な情報をインプットし、瞬時に的確なアウトプットを行っていたことです。
今回のサービスは、まさに先駆け的なDX支援という印象を受けました。

山下様

 

「第三者視点の重要性を実感！ヒアリングを通して具体的な業務整理の手法が明確に」

 

実際に6時間の業務ヒアリングを受けて、どのような印象を持たれましたか？

まず感じたのは、第三者視点の重要性です。社内だけでは気づけないポイントを指摘いただき、ぼんやりしていた課題感が次第に明確になりました。
ヒアリングの進行中にも具体的な提案があり、「この視点で整理すると良いのか」という方向性が見えてきたのは大きかったです。

例えば、ファイルのアップロード業務では、各自が自由に付けていたファイル名を統一化する提案をいただきました。これにより指示が出しやすくなり、業務フロー化の必要性も理解できました。
これまでは「自動化」と言われても何を準備すべきか想像がつきませんでしたが、必要な情報の整理や指示方法が具体的に見えてきました。

また、「自動化を目指す際、いきなり100％を狙うのではなく、まず80％をゴールにする」という考え方を理解できたのも大きな学びです。完璧を求めず、現実的かつ段階的に進めることで、自動化へのハードルが下がり、取り組みやすくなりました。

佐野様

 

「たった6時間で業務全体が整理された！短時間だからこそ集中できる！」

 

短時間でのヒアリングはどう感じられましたか？

日常業務の合間にヒアリングを受けるのは大変でしたが、6時間だけでしたので、その分集中して業務を見直す時間になりました。
結果的にその6時間で、業務の全体像が整理され、共通の会話ができる基盤ができたと思います。
担当者の入れ替えがあっても、整理済みの資料があれば最小限の工数で引き継ぎが可能になったのも効果の一つです。

「誰が見ても分かる業務フロー図。見えなかった課題が浮かび上がる可視化の力！」

 

ヒアリング後、レポートを受け取ってからの社内の変化や成果について教えてください。

一番の変化は、部門横断での共通認識が生まれたことです。普段の業務をしている担当者にとっては当たり前の流れも、他部門の人には見えにくいものです。ASIMOVからいただいた業務フロー図は、アイコンを使うなど、誰が見ても直感的に分かりやすい作りになっていましたので、業務の全体像とその課題が非常に理解しやすかったです。

また、短期間でこのように精度の高い成果物を得られたことは非常に価値がありました。将来的な基幹システム刷新や監査対応の場面でも、この資料を確認することですぐに議論が進められるレベルの完成度でした。更に、監査室から業務フローの提出を求められた際にも、そのまま使えるなと感じました。

その後のマンスリーコンサルティングミーティング※では、次回までに整理すべき課題が出されるため、事前に担当者間で何度も話をして準備を進める必要がありました。その過程で互いの認識を合わせが進み、標準化を進める事に繋がりました。
対象となった業務について、担当者ごとのパターンを網羅的に把握し、それをどうやってルール化するのかを考えるのは実際大変でしたが、頑張った分だけ大きな成果につながったと思います。

※マンスリーコンサルティングは、ASIMOV-Insight後の伴走型支援サービスです。

菊地様

 

「匠の技から仕組み化へ。業務をシステムに移す思考が浸透しました！」

今回の取り組みは、DX推進の観点から見てどのような意味があったと感じますか？

DXは単なるデジタル化ではなく、仕事の進め方そのものを変革することだと実感しました。
これまで当社の事務担当者の多くは、一人一人がいわゆる「匠の技」で業務を回しており、必ずしもIT的な発想で仕組み化をしているわけではありません。
今回のASIMOV-Insightおよびマンスリーコンサルティングを通じて、「業務をシステムに移す」という考え方が浸透し始めたことは大きな成果です。まさに仕組み化のスタート地点に立てたと感じています。

 

 

「外部パートナーの伴走により業務改善が可能に！経理・財務分野の専門性も他社には無い強み」

ASIMOV-Insightをどのような企業に勧めたいと思われますか？

我々と同業となる中小規模のSIerなどでは非常にニーズが高いと思います。IT企業と言いながらも、実は紙を多く使って非効率な業務をしている会社は多いと思うんですよ。
また、業務改善の旗振り役がいない会社であっても、ASIMOVのような外部パートナーが伴走してくれることで、自分たちだけでは気づけない改善ポイントを見つけられるはずです。

また、ASIMOVの経理・財務に関する専門的な知見は業界を問わず有効だと思います。業務選定のフェーズから一緒に整理できる点は、他にはない強みです。

 

「課題の抽出から優先度の整理からご支援いただくことで、改善が手付かずだった部署でも効率的なDX推進が可能になりました！」

今後、ASIMOVにどのような支援を期待しますか？

まだ管理部門内には未開拓の領域が多く、基幹システム刷新やAI活用の具体化など、これから取り組むべき課題が山積みです。どのようにAIを業務に活かすべきかについても模索中で、一人ひとりが考えられるようになるためのサポートをお願いしたいです。
課題の抽出や優先度を整理する段階から助言いただくことで、効率的にDXを進められると考えています。

まとめ

今回のUCS様の事例は、「現場において課題が顕在化していない状態」からでも、短時間のヒアリングを通じて改善の糸口を見つけられるということを示していただきました。
ASIMOV-Insightは、単なる現状把握にとどまらず、第三者視点による課題の言語化と、具体的な業務改善への道筋をご提示する事が可能です。
UCS様に感じていただけたように、DX推進の第一歩は“気づくこと”から始まります。その気づきを短期間で引き出される事こそ、このASIMOV-Insightの最大の価値だと考えています。
今回のインタビューに快くご対応いただいた、山下様、佐野様、菊地様、大岩様には心より感謝申し上げます。