[ASIMOV ROBOTICS株式会社（以下）]　

RPAを導入した部門のお仕事について教えてください。

まずは、営業本部 営業統轄課にて導入し、その後、性能評価部へと展開しスケール化を少しずつ進めています。

営業本部 営業統轄課では、営業管理業務全般を担っており、営業実績の管理・分析・配信、マスタの整備、保険等商品以外のサービスの運用・管理等、幅広い業務を行っています。

また、性能評価部は、建築士が住宅の性能等を審査・評価する業務を行っています。

　　　　　左から、園尾様、小塚様、井上様

 

 

「RPAの有用性は理解していたものの、当社への導入は難しいと諦めていました」

 

RPAを導入した経緯・きっかけについてお聞かせください。

RPAについては、もともと本やネットで調べて、当社にも効率化すべき単純作業や属人化した業務が多数あり、この課題解決にRPAが活用できるのではないかと考え、ハンズオンセミナーに社員数名で参加したことがあります。

 

セミナーの講師の方は、ロボット開発は如何に簡単かという事にフォーカスして教えてくれて、実際に与えられた課題のロボットは作れましたが・・・逆に、ロボット開発は想像以上に難しく、自分たちでの開発は無理だと実感してしまいました。また、そのロボットが当社のどの業務に繋がるのかが全くイメージできず、その時は、導入に至りませんでした。

　　　　　園尾様

 

「ASIMOV-Oneであれば、自社で手間をかける事なくRPAを導入できるのが魅力！業務改善に一緒に取り組んでもらえるのも決め手となりました！」

 

 一度は諦めたRPAを、なぜ、導入することに決断されたのでしょうか？

最初の検討の後、しばらくして、ASIMOV社を紹介されました。RPA導入サービス「ASIMOV-One」は、ロボットの開発やメンテナンスを全て行ってくれることに加えて、業務整理からRPA適用業務の洗い出しについての支援もサービスに含まれていると聞き、以前感じた課題が全てクリアになると思いました。

さらに、ASIMOVの代表は公認会計士なので、当社の作成した業務フローを理解してくれているというのも決め手になったと思います。

　　　　　井上様

 

今回RPA化の対象となった業務と導入効果を教えてください。

「毎朝の業務が無くなりプレッシャーから解放されました！更に、一日何回でも自動出力できるので、細かな業績管理で日々の営業活動に貢献しています！」

 

①実績レポート作成

毎朝出勤してすぐに、社内システムから様々なデータを引っ張ってきて、Excelで加工を加えて実績レポートを作成し、それを社内のイントラにアップするという業務をやっていました。慣れた担当者でも毎日30分はかかっていましたし、その担当者が休んで別の人がやるとなると、やり方を忘れていたりして、もっとかかってしまいます。

もともと課題意識はあって、Excelの機能を駆使して様々な改良を施し、1時間かかっていた作業を30分にまで短縮できたのですが、結局は毎朝人がやらなければならないという意味では、これが限界でした。

また、転記間違いなども一定頻度で起こるので、正直、精度の面でも問題がありました。

当業務をロボット化した事で、まずは、毎朝のプレッシャーから解放され、ミスが無くなり資料の有用性が向上という当初の目的を達成しました。

それだけでなく、いつでもワンクリックで資料が出来上がるわけですかから、これまでの毎朝１回の資料作成だけでなく、月末は1日2回以上数字が欲しいという営業担当からのニーズにも応える事ができるようになりました。

 

 

「AI-OCR操作からファイル添付までロボットで一気通貫で全自動！残業無しで申し込み件数を増やせます！」

 

②紙の申込書のシステム入力
紙の申込書をシステムに入力する作業です。単純に入力するだけではなく、原本や添付書類をPDF化したもの等、13種類のファイルを１つずつシステムにアップロードする必要があり、このファイルアップロードも、完全に機械的な作業なのですが、かなりの手間がかかっていました。

申込書は、１件の申し込みにつき５枚あり、月平均1,300件を処理すると月6,500枚、多い月で2,000件ですと10,000枚になります。この作業には平均で12分/件かかる為、年間で3,120時間かかっていることになります。

これをAI-OCR＋RPAで自動化した事により、2分/件の確認作業で終わるようになりましたので、年間2,600時間もの作業時間を削減できました。これであれば、AI-OCRで発生した追加コストも十分回収できます。

操作の面でも、AI-OCRとRPAを最初から組み合わせて開発していただいたので、人の作業としてはスキャンしたデータを決められたフォルダに置いておくだけです。あとは、ロボットがAI-OCRの操作も自動でやってくれますので、AI-OCRへのデータの取り込み、出力データをシステムに入力、添付ファイルのアップロードまで一気通貫で全自動です。

 

AI-OCRについては、その読み取り能力の高さには、業務にあたる担当者一同驚きましたね。それと、AI-OCRの作業もロボットがやってくれるので、新しく操作を覚える必要もなかったので助かりました。

この短縮された時間により、他の様々な仕事ができるようになったので、大変喜んでいます。今後の繁忙期でも、残業をせずに済みそうですし、現在の人数のままで、まだまだ申込件数を増やせる体制が出来ました！

 

 

「チャットツールでロボットと会話！人の判断業務を含む業務の自動化に成功！」

 

③実績集計とシステム送信
月初に、前月の実績を社内システムからダウンロードし、所属している団体へ実績報告するために団体のシステムへデータを入力する業務の効率化です。

ロボット化にあたり課題となったのが、社内システムからダウンロードしたデータの加工作業の中で、一部人でしかできない処理が含まれていることでした。

 

ここで、ASIMOV社から提案を受けたのがChatworkというビジネス用のチャットツール^※です。

人がアシスタントを使って作業する場合は、まず、前半のダウンロードと単純なExcelでの集計作業をアシスタントにお願いして、次に作業が終わった報告を受けて担当者が複雑な判断作業を実施し、最後に再びアシスタントに社外システムへの単純な入力作業を依頼するという流れになります。アシスタントと適宜やり取りをすることで、一連の業務の流れをタイムロスなく実施できます。

これを、通常のRPAロボットにお願いするとなると、ロボットの作業を眺めているか、もしくは、終わった頃を見計らって確認するという煩わしさが残ってしまいます。

そこで、人と同じように、Chatworkを使ってロボットとやり取りするという方法を提案してもらい、アシスタントに作業をお願いするのと同じ使い勝手を実現していただきました。

これにより、毎月４時間の効率化につながりましたし、アシスタントはロボットですので、自分の都合の良い時に使えるという便利さも加わりました。

 

※チャットツールとはLINEに代表されるPCやスマートフォンを上のリアルタイムのコミュニケーションツール。実際に会話するような感覚で使える気軽さが特徴。

 

 

④新規申込添付ファイルのダウンロード

新規申込のあったお客様の物件番号を検索し、該当するお客様のZipファイルをダウンロードして、「お客様」ごと、「申込内容」ごとのフォルダを作成して展開するロボットになります。

これについてもChatworkを使って「申請ファイルをダウンロードして！」と指示を出すと、自動で作業を開始し、終わると「結果.xls」として処理結果をChatwork上に返してくれるので、万が一処理が失敗した場合もどの顧客分が失敗したか特定できる仕組みになっています。

 

 

⑤業務完了物件添付ファイルのダウンロード

先ほどの④と業務の流れはほぼ同じですが、業務完了物件についても同様に添付のZipファイルをダウンロードして展開、整理して保存してくれるロボットです。

 

④⑤ともに、いちいちRPAソフトを起動してロボットを探して実行ボタンを押して・・・といったように新しいソフトウェアの操作方法を習得する必要もなく、Chatworkで指示を出すだけでロボットが作業を開始してくれます。また、何らかの原因で処理ができなかった案件については、「どのお客様分」で「何がうまく行かなかったか」をきちんと報告してくれるといったように、現場での使い勝手をしっかりと考慮した作りになっているので、真の効率化が実現できました。

 

これら5つのロボットを合わせて全体で約3,000時間/年の業務効率化を実現しています。

 

また、業務をロボット化する為には、何となくやっている作業を第三者に説明する必要があり、可視化しなければなりませんので、改めて自分の業務を考える必要があります。結果、業務の標準化を進めるのにも良いきっかけになっています。

　　　　　小塚様

 

 

「業務整理を目的とするなら、ロボットの内製は属人化を促進してしまうので意味がありません。」

 

ASIMOVのRPA導入はいかがでしたか？

ASIMOVの開発は通常のシステム開発との比較で考えると非常に特徴的です。

通常の場合は、システム開発会社が作成した「設計書を承認する」という工程があり、この確認にかなりの時間がかかりますし、一旦承認してしまうと、変更がききません。

一方で、ASIMOVのRPA導入は、一度作業内容の説明をすれば、整理した業務フローの確認のみで、すぐに開発が始まります。

また、普通は設計書にない事を追加でお願いしてもなかなか対応してもらえませんが、ASIMOVは、すぐに反映してもらえるのが素晴らしいと思います。

また、依頼事項への対応だけではなく、ユーザーの使い勝手を考えて、気が付いた事を知らないうちに直してくれているという事もありました。

メンテナンス依頼をかけた時や質問への対応も非常に早く的確ですし、難しい事象が起きても、様々な工夫で解決をしてくれるので、本当に助かっています。

 

RPAは内製すべきか、外注すべきか、という議論がありますが、業務整理を目的とするなら、自社で内製化しても、結局は属人化した業務をそのまま自動化してしまうことになりますので、意味がないと思います

我々としては、業務フローの改善提案ができる力を持ったパートナー企業に依頼するのがベストであると思っています。第三者が入ることで、社員だけでは難しい多くの気づきがあり、改善が進むという意義がありますので。

 

また、ロボット設計の面でも、素人が考えてRPA化は難しいと思っていた業務もASIMOVに相談すると、すぐに可能なやり方を提案してくれるので、改善の幅が大きく広がっています。

そういう意味で、ASIMOVのRPA導入サービスは当社のニーズに合っていたと思います。

 

 

 

 

「今ある作業だけではなく、やりたくても出来ていない事も含めてRPAによる効率化を進めていきたいです！」

 

今後の取り組みについて教えてください。

RPAを使った業務効率化を社内にもっと広げていきたいです。

現在ある業務を自動化するだけではなく、「やりたかったけど出来ていないこと」という視点でもRPA適応業務を探していきたいと思います。

 

そのために、我々営業本部 営業統轄課がアンバサダーとなり、動画等も活用しながら他の部署にも認知を広げていきたいと思います。

我々も最初はそうだったように、一度話を聞いただけでは、どの業務がRPA化に適しているのかはイメージがつきにくいと思いますので、我々の使命は非常に重要だと思います。

まだまだ、「どでかい」RPA化対象業務が眠っているような気がしてならないので、根気強く、かつ楽しみながら進めていきたいと思います。

 

 

 お忙しい中、インタビューのご対応ありがとうございました！